La Agencia Tributaria ha anunciado la aprobación de la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula la nueva Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE). Esta novedad marca un paso fundamental hacia la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos y fija definitivamente el calendario de aplicación: octubre de 2027, 2028 y 2029, según el tipo de contribuyente y la obligación de que se trate.
La facturación electrónica se ha convertido en una de las principales transformaciones que deberán afrontar las empresas y los trabajadores autónomos en España durante los próximos años.
Aunque desde hace tiempo se viene hablando de la obligación de sustituir las facturas tradicionales por documentos electrónicos, todavía existía una cuestión fundamental sin resolver: cuándo comenzaría realmente a exigirse su utilización.
La respuesta llegó el 5 de octubre de 2026, cuando se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Orden HAC/1028/2026.
Dos días después, el 7 de octubre, la Agencia Tributaria difundió una nota informativa para explicar la nueva Solución Pública de Facturación Electrónica y el calendario de implantación.
Esta reforma supone un cambio importante, especialmente para pequeñas empresas, autónomos y profesionales que todavía realizan parte de su facturación mediante documentos PDF, programas de ofimática o aplicaciones que no están preparadas para el intercambio electrónico de facturas.
¿Será obligatorio emitir todas las facturas electrónicamente? ¿Habrá que contratar un programa privado? ¿Podremos facturar gratuitamente desde Hacienda? ¿Qué ocurrirá con los PDF? ¿Es lo mismo factura electrónica que VERI*FACTU? ¿Y cuándo tendrán que adaptarse los autónomos?
Desde González Rodríguez Asesores analizamos las novedades de esta regulación y explicamos qué deben hacer las empresas para prepararse.
¿QUÉ HA APROBADO EXACTAMENTE LA AGENCIA TRIBUTARIA?
La novedad se encuentra en la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE del 5 de octubre de 2026.
Esta orden regula los aspectos técnicos y funcionales de la Solución Pública de Facturación Electrónica.
La norma desarrolla las previsiones del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que regula el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
A su vez, este sistema tiene su origen en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece.
El objetivo consiste en impulsar la digitalización empresarial, facilitar el intercambio de facturas y mejorar la información sobre los plazos de pago.
Una de las finalidades de la normativa es combatir la morosidad comercial.
Para ello, no solamente se pretende que las facturas se emitan electrónicamente, sino también disponer de información sobre su aceptación, rechazo y pago.
Esto significa que la futura obligación tendrá dos grandes vertientes:
La primera será emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones incluidas en la normativa.
La segunda consistirá en comunicar determinados estados de esas facturas y de sus pagos.
Ambas obligaciones están relacionadas, pero no comenzarán a exigirse al mismo tiempo para todos los contribuyentes.
¿QUÉ ES LA SOLUCIÓN PÚBLICA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?
La Solución Pública de Facturación Electrónica, conocida por sus siglas SPFE, es una plataforma desarrollada y gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Su finalidad es facilitar el cumplimiento de las obligaciones de facturación electrónica.
El sistema público permitirá prestar servicios de emisión y recepción de facturas a aquellos empresarios y profesionales que decidan utilizarlo.
Además, servirá para conectar plataformas privadas de facturación y recibir la información que debe incorporarse al sistema público.
¿SERÁ GRATUITA?
Sí.
La Agencia Tributaria ha confirmado que la solución pública tendrá carácter gratuito para sus usuarios.
Esta característica resulta especialmente importante para los autónomos y pequeñas empresas que tienen un volumen reducido de facturas.
Por ejemplo, un profesional que emite unas pocas facturas mensuales podrá estudiar si la herramienta pública cubre sus necesidades sin tener que contratar necesariamente un programa comercial.
Sin embargo, que exista una solución gratuita no significa que todas las empresas deban utilizarla obligatoriamente para confeccionar sus facturas.
La normativa permite distintas vías de cumplimiento.
¿SERÁ OBLIGATORIO UTILIZAR EL PROGRAMA DE HACIENDA?
No.
El sistema español de factura electrónica estará integrado por la solución pública y por las plataformas privadas de intercambio.
Por tanto, una empresa podrá utilizar una herramienta privada compatible con los requisitos legales.
También podrá optar por los servicios públicos disponibles o combinar ambas soluciones cuando corresponda.
¿QUÉ OCURRE SI LA EMPRESA UTILIZA UN PROGRAMA PRIVADO?
Cuando la factura electrónica se emita a través de un sistema privado, la normativa establece obligaciones de comunicación a la solución pública.
En particular, se prevé la remisión de una copia electrónica fiel de la factura, en los términos exigidos por el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026.
Esta copia debe respetar las especificaciones técnicas correspondientes.
Por tanto, utilizar un programa privado no significa quedar al margen del sistema público de facturación electrónica.
Las empresas deberán comprobar que sus proveedores informáticos garantizan la interoperabilidad y el cumplimiento de las obligaciones de remisión.
¿QUÉ EMPRESAS Y AUTÓNOMOS ESTARÁN OBLIGADOS?
La nueva regulación se refiere principalmente a las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Es lo que habitualmente se conoce como facturación B2B, expresión derivada de business to business.
Por ejemplo, están dentro del tipo de relaciones contempladas por el sistema las facturas que una empresa de mantenimiento emite a otra empresa por los servicios prestados.
También las facturas de un asesor a una sociedad mercantil o las de un proveedor a un establecimiento de hostelería, cuando concurran los requisitos territoriales y materiales.
El artículo 3 del Real Decreto 238/2026 delimita el ámbito de aplicación.
Como regla general, se refiere a empresarios y profesionales obligados a expedir factura por sus operaciones cuando el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España, en los términos previstos legalmente.
¿TAMBIÉN AFECTA A LAS FACTURAS EMITIDAS A PARTICULARES?
No debe confundirse la obligación de facturación electrónica entre empresas con la facturación dirigida a consumidores finales.
La nueva obligación B2B no significa que cualquier ticket o factura entregada a un particular deba incorporarse automáticamente al sistema de factura electrónica regulado por esta orden.
Estas operaciones pueden estar sujetas a otras obligaciones de facturación y registro.
Por ello, será necesario distinguir entre clientes particulares, clientes empresariales y operaciones con administraciones públicas.
EL 6 DE OCTUBRE DE 2027: PRIMERA FECHA PARA LAS GRANDES EMPRESAS
La primera fase de implantación comenzará el 6 de octubre de 2027.
A partir de esa fecha deberán cumplir las obligaciones correspondientes los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones a efectos del IVA haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior.
Esta referencia debe examinarse conforme al concepto de volumen de operaciones del IVA, no simplemente en función de cualquier cifra contable de ingresos.
Para estos contribuyentes comenzarán a resultar exigibles las obligaciones de emisión, remisión y recepción de facturas electrónicas.
También tendrán que comunicar los estados de las facturas y sus pagos conforme al régimen aplicable.
¿QUÉ OCURRE DURANTE EL PRIMER AÑO?
La normativa contempla una obligación transitoria adicional.
Durante los primeros doce meses de aplicación a este colectivo, las facturas electrónicas emitidas deberán acompañarse de un documento en formato PDF que garantice su legibilidad para los restantes empresarios y profesionales.
Esta previsión pretende facilitar la transición de los destinatarios que todavía no se encuentren plenamente incorporados a la obligación.
Pero debemos distinguir el PDF de la propia factura electrónica estructurada.
El PDF servirá como documento de lectura durante el período transitorio correspondiente, sin sustituir los requisitos técnicos de la factura electrónica obligatoria.
EL 6 DE OCTUBRE DE 2028: LLEGA LA OBLIGACIÓN AL RESTO DE EMPRESAS Y AUTÓNOMOS
La segunda fase es especialmente importante para las pequeñas empresas y los profesionales.
A partir del 6 de octubre de 2028, el resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de la norma deberán emitir, remitir y recibir facturas electrónicas.
Esto afectará a numerosos autónomos, sociedades limitadas y pequeños negocios.
EJEMPLO PRÁCTICO: UNA PEQUEÑA EMPRESA DE ALMERÍA
Imaginemos una empresa de reformas con cuatro trabajadores que presta servicios a otras empresas y comunidades de propietarios.
Actualmente emite sus facturas mediante un programa sencillo y las envía como archivos PDF adjuntos por correo electrónico.
Con la nueva regulación, deberá comprobar si su sistema permite generar y transmitir facturas electrónicas estructuradas en las operaciones incluidas en la normativa.
También podrá estudiar la utilización de la solución pública de la Agencia Tributaria.
Lo importante será disponer de un sistema compatible antes de que resulte exigible la obligación.
¿Y UN AUTÓNOMO QUE EMITE TRES FACTURAS AL MES?
También deberá examinar si está incluido en el ámbito de aplicación.
La normativa no establece una exclusión general por emitir pocas facturas.
Por tanto, un profesional con una actividad reducida puede quedar obligado si realiza operaciones comprendidas en la regulación.
Sin embargo, la existencia de la plataforma pública gratuita puede facilitar su adaptación.
LAS SOCIEDADES TENDRÁN QUE INFORMAR DEL ESTADO DE LAS FACTURAS Y LOS PAGOS DESDE 2028
Una de las cuestiones menos conocidas de esta reforma es que la obligación no termina cuando se emite la factura.
El sistema también contempla comunicar información sobre su estado y el pago.
Para las personas jurídicas y determinadas entidades que no superen el umbral de 8 millones de euros, esta obligación comenzará el 6 de octubre de 2028.
Por ejemplo, una sociedad limitada que reciba una factura electrónica de un proveedor deberá examinar sus obligaciones de comunicación sobre la recepción, aceptación, rechazo o pago, según los eventos y requisitos establecidos legalmente.
Esto puede exigir cambios en los circuitos internos de administración.
No bastará necesariamente con que el departamento contable registre la factura.
También será importante que el sistema permita gestionar y comunicar los eventos correspondientes.
LOS AUTÓNOMOS PERSONAS FÍSICAS TENDRÁN HASTA EL 6 DE OCTUBRE DE 2029 PARA INFORMAR DE LOS PAGOS
La tercera fase afecta a las obligaciones relativas a los estados de las facturas.
Según el calendario publicado por la Agencia Tributaria, las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas incluidas en el ámbito correspondiente deberán comenzar a comunicar estos estados y pagos el 6 de octubre de 2029.
Esta fecha puede provocar confusión.
No significa que los autónomos personas físicas puedan seguir emitiendo facturas en papel hasta octubre de 2029 en todas sus operaciones.
Como regla general, su obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones incluidas comienza el 6 de octubre de 2028.
Lo que se retrasa a 2029 es la obligación específica de comunicación de estados y pagos.
Por ello, resulta fundamental distinguir ambas fechas.
¿QUÉ SE ENTIENDE POR FACTURA ELECTRÓNICA?
Una factura electrónica es una factura expedida y recibida en formato electrónico.
Sin embargo, para cumplir las exigencias del nuevo sistema B2B no basta necesariamente con que una factura sea un archivo digital.
La normativa se basa en documentos electrónicos estructurados que pueden ser procesados automáticamente por los sistemas informáticos.
Esto permite que una plataforma emisora y otra receptora intercambien la información de la factura sin necesidad de introducir manualmente todos sus datos.
¿ES VÁLIDA UNA FACTURA EN PDF?
Un PDF puede ser una factura electrónica a determinados efectos generales de la normativa de facturación.
Sin embargo, no debe confundirse con la factura electrónica estructurada exigida por el nuevo sistema B2B.
Por tanto, una empresa que actualmente envía facturas en PDF deberá comprobar si ese procedimiento sigue siendo suficiente para las operaciones afectadas cuando entre en vigor la obligación.
La respuesta dependerá del sistema utilizado y de los requisitos técnicos aplicables.
¿QUÉ FORMATO UTILIZARÁ LA SOLUCIÓN PÚBLICA?
La Agencia Tributaria ha establecido la utilización de la sintaxis UBL, Universal Business Language, como referencia técnica de la solución pública.
Se trata de un lenguaje estructurado para representar información comercial, incluidas las facturas electrónicas.
La elección se relaciona con la norma europea EN 16931 y con los objetivos de interoperabilidad entre sistemas.
Esto permite que las facturas incorporen sus datos de forma organizada y procesable.
No obstante, las empresas usuarias no tendrán necesariamente que elaborar manualmente archivos UBL.
Lo razonable es utilizar herramientas informáticas o formularios que permitan generar las facturas conforme a las especificaciones exigidas.
¿QUÉ INFORMACIÓN SE COMUNICARÁ SOBRE LOS PAGOS?
La reforma pretende mejorar el conocimiento de los plazos reales de pago de las facturas.
Para ello, la solución pública contempla servicios relacionados con la comunicación de su estado.
Entre las situaciones previstas se encuentran el rechazo de una factura, su pago efectivo y determinadas comunicaciones de cobro o impago.
El objetivo es disponer de información que permita seguir la evolución de las facturas y comprobar los períodos de pago.
EJEMPLO PRÁCTICO
Una empresa de suministros de El Ejido emite una factura electrónica por 2.500 euros a una sociedad cliente.
Posteriormente, el cliente realiza el pago.
Cuando resulte exigible el régimen de comunicación de estados, deberá cumplirse la obligación correspondiente de informar del pago efectivo conforme a los procedimientos establecidos.
La información puede resultar relevante para conocer cuándo se han satisfecho las obligaciones comerciales.
Sin embargo, estas comunicaciones no sustituyen los derechos y acciones que puedan existir en caso de impago.
¿LA AGENCIA TRIBUTARIA PODRÁ CONSULTAR LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS?
La solución pública también tendrá una función de repositorio.
Esto significa que recibirá las facturas electrónicas originales emitidas mediante sus servicios y las copias fieles que deban remitirse desde determinadas plataformas privadas.
La regulación contempla funciones de consulta, recuperación y descarga.
Asimismo, la información podrá utilizarse para las finalidades tributarias previstas legalmente.
Por tanto, el nuevo sistema implica una mayor trazabilidad de las operaciones empresariales.
Desde una perspectiva práctica, las empresas deberán reforzar la coherencia entre las facturas emitidas, sus registros contables, los cobros y pagos y sus declaraciones tributarias.
También deberán tenerse en cuenta las obligaciones de protección de datos y seguridad de la información.
¿QUÉ DIFERENCIA EXISTE ENTRE FACTURA ELECTRÓNICA Y VERI*FACTU?
Esta es probablemente una de las dudas más frecuentes.
En ocasiones se utilizan indistintamente los términos VERI*FACTU, factura electrónica obligatoria y programa de facturación homologado.
Sin embargo, no son lo mismo.
VERI*FACTU
El sistema de requisitos de los programas informáticos de facturación procede del Real Decreto 1007/2023 y de su desarrollo normativo.
Su finalidad principal es garantizar determinadas características de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA ENTRE EMPRESAS
La factura electrónica B2B, por su parte, se regula en la Ley Crea y Crece y en el Real Decreto 238/2026, desarrollado por la Orden HAC/1028/2026.
Su objetivo consiste en establecer un sistema de expedición, recepción e intercambio de facturas electrónicas y de comunicación de determinados estados y pagos.
Por tanto, cumplir con VERI*FACTU no significa necesariamente estar adaptado a la factura electrónica B2B, ni utilizar la solución pública de facturación electrónica garantiza por sí solo el cumplimiento de todas las obligaciones aplicables a los sistemas informáticos de facturación.
Ambas regulaciones deben analizarse por separado, aunque puedan afectar a una misma empresa.
¿SERÁ NECESARIO CAMBIAR EL PROGRAMA DE FACTURACIÓN?
Dependerá del sistema que utilice cada empresa.
Un programa que ya permita emitir facturas electrónicas estructuradas e intercambiarlas conforme a los estándares aplicables podría necesitar únicamente determinadas adaptaciones.
En cambio, un negocio que utilice hojas de cálculo o documentos de texto para preparar sus facturas deberá estudiar cómo cumplir las nuevas obligaciones.
La empresa podrá valorar diferentes alternativas:
Utilizar la solución pública gratuita, contratar una herramienta privada compatible o adaptar su software actual.
No existe una única solución válida para todos los negocios.
Por ejemplo, un autónomo que emite cuatro facturas mensuales puede tener necesidades muy diferentes a una empresa industrial que genera cientos de facturas y dispone de un programa de gestión integrado con su contabilidad.
En ambos casos debe cumplirse la normativa, pero la forma de hacerlo puede ser distinta.
¿QUÉ DOCUMENTACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEBEN REVISAR LAS EMPRESAS?
Aunque todavía existe un período de adaptación, resulta recomendable preparar los sistemas con antelación.
El primer paso consiste en identificar qué operaciones de facturación están comprendidas en el nuevo sistema.
Después conviene comprobar los programas utilizados, la calidad de los datos de clientes y proveedores y las posibilidades de intercambio electrónico.
También será necesario revisar los procedimientos de emisión de facturas, recepción, contabilización, aprobación y pago.
Cuando la empresa trabaje con una asesoría externa, deberá determinarse qué tareas seguirá realizando el empresario y cuáles podrán gestionarse mediante representación o autorización.
El artículo 11 de la Orden HAC/1028/2026 contempla mecanismos de identificación, autenticación y representación para acceder a los servicios públicos.
Por ello, resulta importante revisar certificados electrónicos, apoderamientos y autorizaciones cuando correspondan.
¿QUÉ CONSECUENCIAS PUEDE TENER NO ADAPTARSE A TIEMPO?
El incumplimiento de obligaciones legales de facturación puede generar consecuencias jurídicas y tributarias.
Sin embargo, no todos los incumplimientos tienen el mismo tratamiento.
Una cosa es emitir incorrectamente una factura, otra utilizar un sistema de facturación que incumple sus requisitos y otra no cumplir determinadas obligaciones de remisión o comunicación de estados.
Por ello, no debe atribuirse automáticamente una sanción única a cualquier incumplimiento relacionado con la factura electrónica.
Las consecuencias deberán examinarse conforme a la legislación aplicable, especialmente la Ley General Tributaria y las disposiciones específicas de facturación.
Además, pueden surgir problemas prácticos.
Por ejemplo, una empresa que no pueda recibir correctamente las facturas de sus proveedores podría experimentar incidencias contables y retrasos en los pagos.
Del mismo modo, un proveedor que no disponga de herramientas compatibles podría encontrar dificultades para facturar a determinados clientes empresariales.
Por ello, es recomendable preparar la adaptación antes del vencimiento del plazo legal.
¿QUÉ DEBEN HACER AHORA LOS AUTÓNOMOS Y LAS PEQUEÑAS EMPRESAS?
La recomendación principal es no confundir la publicación de la nueva orden con la exigibilidad inmediata de todas las obligaciones.
Actualmente existe un calendario progresivo que permite preparar la transición.
Sin embargo, tampoco conviene dejar la adaptación para el último momento.
Las pequeñas empresas y autónomos pueden comenzar revisando sus programas de facturación, identificando las operaciones afectadas y comprobando qué servicios ofrecerá la solución pública de Hacienda.
También resulta aconsejable consultar con el proveedor del software si tiene previsto incorporar las funcionalidades exigidas por el nuevo sistema.
Cuando el negocio utiliza una asesoría externa para su facturación o contabilidad, deberá coordinarse la gestión de las facturas emitidas y recibidas.
El objetivo es que, cuando llegue la fecha correspondiente, la empresa pueda trabajar con normalidad y sin interrupciones en sus operaciones comerciales.
CONCLUSIÓN: LA FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA YA TIENE CALENDARIO Y LAS EMPRESAS DEBEN PREPARARSE
La aprobación de la Orden HAC/1028/2026 representa un avance decisivo en la implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.
La nueva Solución Pública de Facturación Electrónica permitirá disponer de una alternativa gratuita gestionada por la Agencia Tributaria.
También servirá para conectar plataformas privadas, almacenar facturas electrónicas y gestionar información sobre sus estados y pagos.
Sin embargo, lo más importante de esta novedad es que se han concretado las fechas de exigibilidad.
Las grandes empresas deberán adaptarse desde el 6 de octubre de 2027 y el resto de empresarios y profesionales, con carácter general, desde el 6 de octubre de 2028.
Además, determinadas obligaciones de comunicación de estados y pagos comenzarán en 2029 para autónomos personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas.
Por tanto, la transformación de los procedimientos de facturación ya tiene un horizonte temporal definido.
Desde González Rodríguez Asesores recomendamos a empresas y autónomos revisar sus sistemas y planificar la transición de forma ordenada.
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Porque adaptarse correctamente a la factura electrónica no consiste simplemente en cambiar el formato de las facturas, sino en preparar la gestión administrativa y contable de la empresa para un nuevo modelo de relación comercial.